4.2.1 Concepto e Importancia

4.2.1 Concepto e Importancia

Se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su administración;
establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.

Una buena organización depende de qué tan bien se ha elaborado la función de planeación y también depende de la forma en que las personas han hecho su trabajo. La organización consiste en cinco pasos básicos:

• Dividir el trabajo, es decir, jerarquizar las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.
• Agrupar las actividades estructuralmente, es decir, realizar una departamentalización coherente con lo que se tiene que hacer.
• Repartir actividades al personal encargado para que las lleve a cabo.
• Asignar los recursos.
• Coordinar los esfuerzos.

Niveles de organización

Los niveles de la organización se clasifican según el nivel en el que se implante: organización en el nivel global, organización en niveles departamentales y organización en niveles de tareas y operaciones.

• Organización en el nivel global: como su nombre lo dice, se encarga de organizar la empresa en su totalidad y se divide en tres clases: la primera, organización lineal; la segunda, organización funcional; y la tercera, en línea- staff, se denomina diseño organizacional.
• Organización en el nivel departamental: su área de trabajo son los diferentes departamentos de la organización y es denominado diseño departamental o departamentalización.
• Organización en el nivel de tareas y operaciones: es la organización que se enfoca hacia las tareas, actividades y operaciones de la empresa y es denominado diseño de cargos o tareas

Uno de los conceptos de organización tal vez más completo es:

La organización formal es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las cuales lleva en sí misma una cantidad específica de autoridad, responsabilidad y obligación de rendir cuentas. Este conjunto de elementos se establece en forma consciente y minuciosa para permitir que los responsables de la empresa trabajen juntos con más efectividad y que alcancen los objetivos. La organización formal se caracteriza porque está bien definida, tiene una delegación adecuadamente limitada y posee relativa estabilidad. La organización formal es una estructura más o menos arbitraria, a la cual debe adaptarse el individuo: a èste se le asignan tareas y se le señalan las maneras específicas en que puede predisponer su obediencia a las órdenes de individuos predeterminados, también se le indica que debe trabajar de modo cooperativo con las demás personas. La organización formal facilita el establecimiento de objetivos y políticas; es una forma de organizar relativamente fija y predeterminada, lo cual permite a la empresa pronosticar su futuro y sus probables ganancias.

La organización es la función de estructurar y agrupar los recursos humanos y no humanos con los que cuenta el ente económico. La estructuración y agrupación de los recursos humanos es tal vez la más importante, ya que fue creada para que una persona no tenga que hacer todas las actividades, lo cual sería casi imposible. Pero la organización no es tan sencilla como parece, su esencia se encuentra en la capacidad de lograr que las personas puedan agruparse y coordinarse en lo que hacen.

La función organizativa tiene dentro de sí misma un principio básico: La especialización; ésta se presenta cuando a una tarea de poca complejidad se aplica un notable esfuerzo que puede dejar resultados fructíferos como el aumento de la cantidad y la calidad de los productos. La especialización es la base fundamental de la organización, y se puede dividir en especialización horizontal (cuando un órgano crece horizontalmente, es decir, cuando se subdivide en más órganos del mismo nivel), o especialización vertical (se presenta cuando se distingue entre un órgano y otro).

Técnicas relacionadas con la organización.

Utilizar diagramas puede ayudar a visualizar mejor algunos aspectos de la organización de una empresa. Cuando estos diagramas se refieren a aspectos globales o parciales de la estructura organizacional, se denominan organigramas; cuando se refieren a aspectos globales o parciales de la rutina o procedimientos se denominan flujogramas. Los organigramas son estáticos, en tanto que lo flujogramas reflejan la dinámica de los procedimientos y las operaciones.

Son diagramas que representan la estructura formal de la organización, en ellos se especifican de forma clara los siguientes puntos:

• Estructura jerárquica.
• Órganos de la estructura.
• Canales de comunicación que unen los órganos.
• Los nombres de quienes ocupan los cargos.

Una característica primordial de los organigramas es que reflejan con total claridad y simplicidad la estructura de la empresa, en ellos no se describen las funciones de los representantes. Los componentes del organigrama son los rectángulos o círculos o cuadros, unidos entre sí mediante líneas horizontales y verticales.

Los rectángulos simbolizan los cargos y las líneas los canales de relación entre ellos. Cuando las líneas van de forma descendente indican autoridad, pero cuando van en forma ascendente el organigrama indica responsabilidad.

Es importante saber que los organigramas deben mantener la mayor simplicidad posible y evitar el cruce excesivo de líneas. Los cargos del mismo nivel jerárquico deberán tener nombres equivalentes o que indiquen dicho nive