1.4 Proceso Administrativo y administración de recursos.

1.4 Proceso Administrativo y administración de recursos.

Ya se había mencionado que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.

Planeación: Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método ya sea cualitativo o cuantitativo, y no en corazonadas; por lo que el planeador debe estar empapado de información con la cual pueda crear modelos que le ayuden a reducir la incertidumbre hacia el futuro.

Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además son guía para:

1.  Obtener    y   comprometer    los   recursos    para    alcanzar   sus   objetivos.

2.  Desempeñar actividades congruentes con los objetivos y procedimientos elegidos.

3.   El avance pueda ser controlado y medido para que cuando no sea satisfactorio, tomar medidas correctivas.

Organización: Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.

Diferentes metas requieren diferentes estructuras, la organización que pretende desarrollar software necesita una estructura diferente a la que requiere un fabricante de pantalones. Producir un producto estandarizado requiere técnicas eficientes para la línea de montaje, mientras que la producción de un programa de software requiere la formación de equipos de profesionales.

Aunque estos profesionales puedan actuar con eficacia, es imposible organizarlos como si fueran un grupo de trabajadores de una línea de montaje.

Por tanto, los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional.

La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.

Dirección: Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización.

Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.

Control: El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la conduzcan hacia las metas establecidas. El control entraña los siguientes elementos básicos:

1.    Establecer estándares de desempeño.

2.  Medir los resultados presentes.

3.  Comparar estos resultados con las normas establecidas.

4.  Tomar medidas correctivas cuando se presenten desviaciones.

Los administradores tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos en la organización no siempre resultan como se planearon.

Si hablamos de recursos en una organización o ente económico, estos son diversos y van a depender del giro de la empresa, ya que no son los mismos recursos que utiliza la industria primaria, la de producción o de servicios; sin embargo existen 4 recursos en común:

1.    Materiales: son todos aquellos implementos tangibles que permiten el funcionamiento, producción o servicio, desde la nave industrial hasta las herramientas de limpieza.

2.    Financieros: Toda organización debe obtener recursos monetarios, para realizar sus operaciones, y al manejar bien estos recursos, se puede llegar a su optimización.

3.    Técnicos: los diferentes procedimientos para manejar los recursos materiales, humanos y técnicos, son importantes ya que permiten capacitar al personal, cumplir con normatividad y no dañar el equipo.

4.    Humanos: es el recurso que pone a funcionar todos los recursos, por lo que su capacitación permite que aproveche al máximo los mismos. Dada la importancia del recurso humano es el más difícil de manejar, ya que no solo tiene necesidades básicas, si no también tiene necesidades de pertenencia, de estima y sociales.

La interacción adecuada de todos los recursos, permite que se trabaje en armonía y que la empresa pueda funcionar continuamente.

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

Al estudiar la unidad temporal de la administración en las características, se mencionó que ésta comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Para comprender mejor este concepto, es necesario que se comprenda el organismo o grupo social, que es donde se manifiesta la administración, con un organismo animal. Si se observa cómo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrán distinguir dos fases o etapas primordiales:

Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. Así, a partir de una célula se diferencian los tejidos y órganos hasta lograr su plenitud funcional. Una segunda etapa de operación, en la que una vez que se ha estructurado completamente el organismo, éste desarrolla plenamente las funciones que le son inherentes.

De manera similar, este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social. Así se observa, cuando se administra cualquier empresa, que existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Mientras que la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social.